Puede ser difícil controlar tu horario y tu entorno para hacer tiempo para tu propio trabajo si sientes que necesitas responder de inmediato a tu equipo y a tus superiores.

1. Mira tu día típico y analiza cuánto tiempo dedicas al “trabajo profundo” y al “trabajo ligero”.

Tus días pueden sentirse como un borrón de reuniones, conversaciones y correos electrónicos, pero es probable que tu trabajo se divida en dos categorías:

Trabajo profundo que requiere concentración y pocas interrupciones (p. ej., revisar informes del equipo y preparar un resumen ejecutivo, analizar datos de hojas de cálculo).

Trabajo liviano que requiere menos atención y esfuerzo (por ejemplo, revisar tu correo electrónico o responder una pregunta de un subordinado directo).

¿Las muchas demandas que tienes te impiden tener suficiente tiempo para hacer tu trabajo profundo? Cuando te das cuenta de cuánto tiempo necesitas para un trabajo profundo, puedes comenzar a buscar formas de reclamar y proteger ese tiempo.

2. Programa tu trabajo profundo para los momentos del día en los que normalmente tienes más energía mental.

Nuestros niveles de energía tienden a ir y venir a lo largo del día. Los estudios sugieren que la hora del día en que haces algo puede afectar tu desempeño hasta en un 20 por ciento.

¿Cuándo te sientes más alerta y concentrado durante la jornada laboral? La mayoría de nosotros tenemos una mayor energía mental por la mañana, una pausa por la tarde y un rebote más tarde en el día. Aproximadamente una de cada cinco personas es un ave nocturna cuya energía alcanza su punto máximo después del anochecer. Si no tienes una fuerte tendencia hacia un lado o hacia el otro, ¿en qué momento del día sueles sentir un bajón (p. ej., justo después del almuerzo, a las 3 p. m., etc.)? Evita hacer tus tareas más exigentes durante esos momentos. Para aprovechar al máximo tu día, bloquea tiempo en tu calendario para hacer un trabajo profundo cuando te sientas mentalmente más alerta y evita que las personas programen reuniones contigo durante ese tiempo. Si no puedes hacer esto todos los días, intenta proteger tu calendario al menos uno o dos días por semana. No llegarás muy lejos si tratas de concentrar el trabajo profundo en fragmentos de media hora entre reuniones; apunta a bloques de al menos una o dos horas cuando tu cerebro no tenga que alternar entre tareas.

Para maximizar el tiempo de trabajo profundo:

Diseña una rutina para hacer la transición al modo de trabajo profundo. Un ritual le indica a tu cerebro que es hora de concentrarse. Por ejemplo, si te gusta tomar un vaso de agua, colocar tus materiales y poner música instrumental antes de comenzar, puedes hacerlo en el mismo orden cada vez.

Desalienta las interrupciones. Cierra tus aplicaciones de correo electrónico y chat grupal para no desperdiciar tu preciada energía máxima respondiendo mensajes o participándo en conversaciones. Cambia tu estado en línea para que las personas sepan que no estás disponible y cuándo regresarás y deja de preocuparte por no estar respondiendo lo suficiente. Puedes programar tiempo para responder después de tu sesión de trabajo profundo. (Si es necesario, comunica a los demás cómo pueden interrumpirte si hay una verdadera emergencia).

Toma descansos inteligentes. Es posible que puedas progresar más a largo plazo si haces una pausa de unos minutos después de cada 20 minutos de trabajo intenso. Estira y mueve tu cuerpo. Concéntrate en respirar, sueña despierto un poco o incluso mira por la ventana para restablecer tu mente, pero resiste la tentación de revisar las noticias o los mensajes. Y cuando hayas terminado tu sesión de trabajo profundo, tómate un verdadero descanso para dejar que tu mente se desconecte. Deja atrás tu escritorio y tus dispositivos y cambia de aires. Hagas lo que hagas, evita tareas que se sientan como una tarea mental (por ejemplo, programar citas y, sí, consultar noticias o redes sociales en tu teléfono).

3. Programa tu trabajo ligero fuera de las horas pico de energía.

Si bien no es necesario que seas tan protector con el tiempo de trabajo ligero (las interrupciones pueden incluso ser un buen descanso de las tareas mundanas), no dejes que se convierta en un caos. Un poco de estructura puede ayudarte a hacer más.

Para maximizar el tiempo de trabajo ligero:

Programa “horas de oficina” para tu equipo. Envía una invitación de calendario a tus subordinados directos para que sepan que pueden hacerte preguntas menos urgentes o tener conversaciones informales durante ese tiempo. Una vez que se acostumbren a tu disponibilidad designada, pueden aprender a guardar preguntas para hacer en ese momento (o, si tienes suerte, incluso descubrir las respuestas por su cuenta).

Agrupa pequeñas tareas en un bloque de 30 minutos durante tu pausa de baja energía. Es posible que estés funcionando con humo a las 3 p.m. o la última media hora de tu jornada laboral, pero probablemente aún puedas reunir la energía para tareas como aprobar informes de gastos, archivar documentos y responder correos electrónicos no urgentes.

Reuniones de grupo. En lugar de dejar que las reuniones corten partes aleatorias de tu calendario como agujeros en el queso suizo, puedes proponer unas cuantas reuniones consecutivas para preservar períodos de tiempo más largos para un trabajo profundo. (Planea durante 50 minutos para darles a todos los participantes el regalo de un refrigerio, un descanso para ir al baño y un momento para cambiar mentalmente de marcha antes de la próxima discusión). También puedes programar algunos días de la semana con muchas reuniones para hacer más espacio para el trabajo profundo, en los días ligeros o sin reuniones (por ejemplo, los miércoles sin reuniones). Advertencia: no te permitas terminar con ocho horas de reuniones consecutivas; solo terminarás más estresado y menos capaz de contribuir a las discusiones.

4. Haz coincidir tu entorno con el tipo de trabajo que estás haciendo.

Tal vez te pongas los auriculares en el escritorio de tu oficina, reclames una mesa en una cafetería agradablemente bulliciosa o trabajes mañanas tranquilas en casa, donde el único sonido que escuchas es el canto ocasional de los pájaros a través de la ventana. Intuitivamente, puedes elegir tu entorno según el tipo de trabajo que estás haciendo, y eso se debe a que tu entorno puede tener un gran impacto en tu capacidad de concentración.

Es posible que no tengas control total sobre tus condiciones de trabajo. Pero aún puedes tomar decisiones que te ayuden a ser más productivo.

Para un trabajo profundo: Busca un entorno aislado y tranquilo donde haya pocos ruidos y distracciones visuales. Si no tienes acceso a una habitación privada, aléjate de la actividad (personas o mascotas) y de los objetos (esa pila de ropa sin doblar) que puedan distraerte. Pónte los auriculares; incluso si no escuchas nada, amortiguan los sonidos y le indican a los que te rodean que no quieres que te molesten.

Para trabajos livianos: Considera un entorno más estimulante. Las investigaciones sugieren que la vitalidad de una cafetería o una plaza podría darte la energía para mantenerte comprometido con tus tareas menos extenuantes, y la actividad espontánea, como en una oficina ocupada o en un entorno nuevo, podría inspirar ideas novedosas si estás haciendo una lluvia de ideas. Si esas opciones son demasiado ruidosas o no son lo suficientemente animadas, intenta escuchar música u otros sonidos (como el paisaje sonoro de una cafetería) para obtener la cantidad adecuada de zumbido de fondo.

5. Ten conversaciones sobre tu horario y preferencias ambientales con tus compañeros de trabajo.

Es posible que te preocupe que los demás se ericen ante la idea de que estés menos disponible en ciertos momentos o que trabajes fuera de la vista. Pero debería ser más fácil para ellos entender (y no juzgar) cuando les expliques por qué estás tratando de ser más intencional sobre cómo trabajas. Además, al contarles, es posible que mejoren la forma en que trabajan juntos.

Con tu gerente:

Presenta tus ideas para proteger el tiempo de trabajo profundo como algo que te gustaría probar y solicita su retroalimentación. Por ejemplo, “he estado pensando en cómo puedo programar mi tiempo para poder centrar más mi atención en nuestros proyectos más importantes. ¿Puedo comentarle mis ideas y ver qué piensa?”

Tal vez puedan trabajar juntos para agrupar reuniones. O tu gerente podría sugerirte que reserves tiempo para un trabajo profundo el día después de tus reuniones estratégicas semanales, ya que es cuando a menudo necesitas planificar nuevas iniciativas. Si son escépticos, considera pedir probar un nuevo sistema durante un mes y luego vuelve a evaluar.

Con tu equipo:

Habla sobre tus hábitos y preferencias, e invítalos a compartir los suyos. No todos hacen el mismo tipo de trabajo o experimentan picos de energía al mismo tiempo. Y algunos de nosotros somos más sensibles a nuestro entorno que otros. Por lo tanto, es poco probable que alguien, incluido tú, siempre pueda tener su horario o entorno ideal. Pero al hablar sobre lo que funciona para cada uno de ustedes, puede mejorar la colaboración y la productividad del equipo.

Discutan cuándo está bien interrumpir el trabajo profundo del otro. ¿En qué momento tu equipo debe llamar tu atención sobre el problema de un cliente? ¿Siempre debes convocar una reunión de equipo inmediatamente después de que un vicepresidente le entregue una directiva a tu equipo o esperar hasta la próxima reunión de equipo programada? Identifica eventos importantes, luego acuerda la mejor manera de interrumpir que les permita a las personas saber qué tan urgente es el problema (por ejemplo, una llamada telefónica o un mensaje de texto en lugar del sistema de mensajería instantánea habitual de la oficina significa que el problema es urgente).