Antes de iniciar un proyecto, determina y prioriza el plazo, el alcance y los recursos.

¿Por qué hacerlo?

Por mucho que los superiores quieran que se haga más rápido y con menos recursos, no es posible. Si lanzas un nuevo proyecto con expectativas poco realistas, estás abocando a tu equipo al estrés, al fracaso o a ambas cosas. En tu lugar, detente primero para identificar las variables de plazo, alcance y recursos del proyecto y determinar cuáles son las más importantes. El cambio de una variable repercute en las demás, por lo que habrá que hacer concesiones (por ejemplo, si se acorta un plazo, habrá que reducir el alcance y/o aumentar los recursos para que se haga a tiempo). A continuación, te explicamos cómo determinar dónde tienes que hacer ajustes para que tu equipo tenga éxito.

¿Cómo hacerlo?

1. Identifica el plazo, el alcance y las variables de recursos del proyecto.

Supongamos que tu jefe se dirige a ti con esta petición: “Necesitamos 1.000 folletos de marketing para una conferencia del sector”. Puedes trazar un mapa:

Plazo: ¿Cuándo es la conferencia y cuándo deben estar listos los folletos?

Alcance: ¿Cuántos elementos tiene este proyecto (por ejemplo, diseño inicial, aprobación, finalización, impresión)? ¿Qué complejidad tienen? ¿Tenemos ya parte o todo el contenido o hay que crearlo desde cero? ¿Cómo tiene que ser el trabajo?

Recursos: ¿Cuántas personas podemos dedicar al proyecto? ¿De cuánto tiempo disponen para trabajar en él? ¿Cuál es nuestro presupuesto?

Es posible que tengas que hablar con varias personas (tu jefe, los miembros de tu equipo y otras partes interesadas) para tener una idea clara de cada variable, es decir, qué hay que hacer exactamente y cuándo y de qué recursos se dispone.

2. Determina cuál o cuáles son las variables más importantes.

¿Es más importante que el proyecto esté terminado en una fecha determinada? ¿Es posible ajustar el alcance o conseguir más recursos? ¿Debe ajustarse al presupuesto? Este es un ejemplo de objetivo para este proyecto:

Crea 1,000 folletos de alta calidad para una conferencia el próximo jueves utilizando la mitad del tiempo de Cameron y un presupuesto de impresión de 400 dólares.

Cumplir el plazo es crucial, ya que la fecha de la conferencia es fija. También es muy importante que los folletos estén bien investigados y revisados. Por ello, es probable que necesites cierta flexibilidad en cuanto a tiempo y presupuesto del personal.

3. Si es necesario, negocia la tercera variable.

Comprueba con los miembros de tu equipo si es realista que lo hagan todo bien y a tiempo con los recursos asignados. Si es así, estás en el buen camino. Si no es así, habla con tu jefe para ajustar la tercera variable. Si te das cuenta de que la tercera variable no puede cambiar, entonces intenta volver a priorizar las otras dos variables. Puede que tu jefe diga: “¡Todo es importante!”. Pero recuerda que necesitas la flexibilidad de ajustar al menos una variable para que tu proyecto no se vuelva imposible.

Utilizando el proyecto anterior, podrías decirle a tu jefe:

“Si queremos tener 1,000 folletos detallados que cumplan los estándares de nuestra marca a tiempo para el próximo jueves, tendremos que liberar más tiempo de Cameron o aumentar nuestro presupuesto para contratar ayuda. ¿O tal vez podríamos diseñar un folleto más sencillo y genérico que le quite menos tiempo a Cameron?”.

4. Una vez acordado el plan, comunica los detalles.

Explica el plazo, el alcance y los recursos -y su prioridad- a tu equipo y a las demás partes interesadas para que todos estén de acuerdo. Después, ¡es hora de empezar a trabajar!