Tienes innumerables tareas en tu lista de tareas pendientes, y muchas más se te vienen encima desde todas las direcciones. 

En algunas funciones y situaciones, está muy claro qué hacer y cuándo. Pero en otras, tienes que usar tu criterio y sopesar todas las opciones para determinar a qué dar prioridad. Comprender tus principales prioridades puede ayudarte a asegurarte de qué haces bien y a tiempo el trabajo más importante.  Estas ideas pueden ayudarte a decidir qué priorizar y cómo.

¿Qué puede estar pasando?

No te has tomado el tiempo necesario para definir tus principales prioridades y estás atrapado en el modo reactivo.

Tu función y las responsabilidades básicas de tu trabajo no están bien definidas, o tu función ha cambiado.

Algunas de tus tareas son tan diferentes (o tan similares) que parece imposible determinar su importancia relativa.

Intentas determinar las principales prioridades por tu cuenta, en lugar de acudir a tu jefe y a otras partes interesadas para obtener más contexto.

Tu jefe no te ha orientado lo suficiente sobre las principales prioridades, tal vez porque él tampoco ha recibido orientación de arriba.

Tu organización ha cambiado, y las nuevas prioridades aún no han tomado forma.

Formas de manejarlo:

1. Haz una lluvia de ideas con una lista de posibles prioridades e intenta identificar las más importantes.

Tus prioridades principales podrían incluir tus objetivos laborales más importantes, lo que alimenta tu motivación y tu crecimiento a largo plazo, lo que necesita tu jefe, lo que necesita tu equipo y tu organización, lo que necesitan tus clientes o usuarios o, idealmente, alguna combinación de todo ello. Para generar una lista de posibilidades, pregúntate a ti mismo:

¿Cuáles son mis principales responsabilidades laborales y medidas de éxito?

¿Cuáles son mis objetivos profesionales a largo plazo?

¿Cuáles son mis puntos fuertes?

¿Qué me gusta hacer?

¿Dónde necesito mejorar más?

¿Cuáles son las principales prioridades de mi jefe? ¿Cómo podría apoyar esas prioridades?

¿Cuáles son las principales prioridades de mi equipo?

¿Cuáles son las principales prioridades de mi organización?

¿Cuáles son las principales prioridades de mis clientes o partes interesadas internas?

Escribe todo lo que se te ocurra y anota dónde no sabes las respuestas (y necesitas investigar más). ¿Es una lista larga? No eres el único. 

Rodea con un círculo los puntos que consideres más importantes para tener un borrador de la lista de máximas prioridades antes de pasar a los siguientes pasos.

2. Pide opinión a tu jefe.

Tu jefe tiene una visión de alto nivel de lo que es más importante para él, tu equipo y tu empresa. Aunque creas que comprendes estas prioridades de alto nivel, merece la pena consultarlas con su jefe para asegurarte de que las prioridades que elijas para ti coinciden.

Dependiendo de tu situación, podrías empezar por compartir tu borrador de lista de prioridades para debatirlo y plantear a tu jefe preguntas como:

“¿Cómo se alinea mi proyecto de lista de prioridades con cómo ves tú mi función y las responsabilidades de mi trabajo?”

“En tu opinión, ¿qué aspecto tiene un rendimiento excepcional para alguien en mi puesto? ¿Cómo lo mides?”

“¿De qué manera puedo apoyar mejor tus prioridades? ¿Las prioridades de la organización?”

“Si pudiera centrarme sólo en tres cosas en el próximo mes/trimestre/año, ¿cuáles crees que deberían ser?”

Nota: Estás pidiendo información sobre las prioridades de alto nivel para poder determinar tus prioridades principales, no estás pidiendo a su jefe que priorice todos los elementos de tu lista de tareas. (Tú no quieres un jefe microgestionario, y ellos no quieren un colaborador directo que necesite demasiada ayuda).

En muchos casos, obtendrás claridad hablando con tu jefe. Pero si no es así, esperemos que tú y tu jefe puedan al menos ponerse de acuerdo sobre cómo mantenerse alineados; por ejemplo, podrías decidir enviarle actualizaciones semanales de tu trabajo para que pueda señalar cualquier tarea que parezca llevarte en la dirección equivocada.

3. Habla con las personas a las que afecta tu trabajo y cuyo trabajo afecta al tuyo.

¿Es más importante para mí probar una nueva función del producto esta semana o trabajar con Armand en la redacción de objetivos a largo plazo para el comité DEI? Si no lo consultas con el equipo de producto y con Armand, ¿cómo lo sabrás?

Mientras hablan, busca formas de evitar desajustes (por ejemplo, tal vez decidas que probar una nueva función no es una prioridad porque el equipo del que dependes para reclutar probadores está centrado en otra cosa y no puede ayudar pronto). Y explora las oportunidades de coordinarte para lograr un mayor impacto (por ejemplo, cuando hables con un compañero de equipo, puede que te enteres de que puedes aprovechar sus esfuerzos de investigación para probar tu nueva función más rápidamente).

4. Ten en cuenta tu propio bienestar y desarrollo.

Es fácil dejarse atrapar por el ajetreo diario del trabajo, así que acabas engullendo un bocadillo en tu mesa y trabajando hasta la hora de comer, sintiéndote desbordado, dejando de lado el autocuidado y el desarrollo personal.

¿En qué aspecto de tu lista de posibles prioridades te hace más ilusión trabajar? ¿Qué habilidades te gustaría aprender para ascender en tu carrera? ¿Qué prioridades de bienestar -como hacer ejercicio con regularidad, cuidar de tu salud mental y establecer límites razonables entre trabajo y vida personal- te permitirán mantenerte sano y comprometido con el resto de tus prioridades laborales? Estas cosas importan.

5. Reduce el borrador de tu lista de prioridades a tres o cuatro prioridades principales en las que centrarte ahora.

Como dice el refrán: “Si todo es importante, entonces nada lo es”. Tendrás que tomar algunas decisiones difíciles sobre lo que no debes priorizar y cuánto tiempo pueden esperar esas cosas antes de necesitar tu atención.

Puede ser útil utilizar un proceso de eliminación, empezando por las prioridades que, tras reflexionar, no parezcan tan críticas para la próxima semana o mes; que no ayuden a ampliar tus capacidades o las de tu equipo; o en las que su jefe y tus superiores estén menos centrados en este momento.

Si necesitas más información sobre qué prioridades son las más importantes, hazte preguntas como las siguientes:

¿Mi jefe, mi equipo u otro equipo dependen de mí para hacer algo o para mantener un sistema importante? No puedes dejar que tus principales responsabilidades se queden en el camino.

¿Hacer esto favorecerá las prioridades de mi jefe, equipo y organización? En general, tus prioridades deben estar vinculadas al panorama general y a dónde centran su tiempo los demás.

¿Conducirá esto a un crecimiento personal o empresarial, o a una mayor eficacia o innovación? Una prioridad que te ayude a ti o a tu equipo a ganar terreno o a agilizar un proceso puede tener mayor importancia estratégica.

Sigue reduciendo la lista hasta que sólo tengas tres o cuatro prioridades, y no olvides las prioridades que te importan personalmente. 

Por ejemplo, tu lista final podría ser:

Avanzar en mi objetivo laboral más importante de este mes.

Hacer más ejercicio.

Ayudar en una nueva iniciativa importante para mi jefe.

Contribuir al proyecto más importante de mi compañero de equipo.

6. Utiliza tus prioridades como un filtro que te ayude a ordenar tus tareas actuales y las nuevas que se te presenten.

Una vez que tengas tus nuevas prioridades, ¡ponlas en práctica! Compáralas con tu tamborileo diario y semanal de tareas laborales, así como con las peticiones y emergencias que se te presenten. ¿Qué tareas están relacionadas con tu lista de prioridades? Trabajar en esas tareas será probablemente la forma más valiosa de emplear tu tiempo hoy, esta semana e incluso este mes.

Por supuesto, no todo lo que hagas cada día estará al servicio de tus prioridades principales, pero la mayoría de las cosas deberían estarlo. Si un compañero te hace una petición no esencial que no está relacionada con tus prioridades, puedes decirle amablemente que no o, al menos, proponerle un plazo más largo para completarla, de modo que puedas estar más centrado en tus prioridades principales.

Si realmente no puedes rechazar una tarea (porque está relacionada con una nueva prioridad más alta o porque su jefe necesita algo ahora mismo) o si la tarea es tan grande que hacerla requerirá hacer grandes concesiones de tiempo, discute con su jefe cómo priorizarla en relación con tu otro trabajo o incluso sugiere un plan de priorización.

7. Reevalúa tus prioridades a menudo.

Cuando alcanzas objetivos o terminas proyectos, o cambian las prioridades de tu jefe, equipo o empresa, es casi seguro que tu propio trabajo también debe cambiar.

Si no lo tienes claro, intenta revisar este proceso para determinar tus principales prioridades. Y consulta periódicamente a su jefe y a otras personas para rellenar las lagunas de información que te ayuden a determinar qué es importante y dónde debes centrarte -y, lo que es igual de importante, no centrarte- a continuación.