El hábito de la realización y la jerarquización; invertir nuestra energía y nuestros recursos en aquellas cosas que realmente harán la diferencia y que están alineadas con nuestra misión, visión y valores.

Las culturas que ponen primero lo primero se enfocan en las prioridades, las llevan a cabo con excelencia, logran resultados superiores, actúan con integridad y nunca pierden de vista lo que es más importante.

Los dos factores que definen una actividad son urgente e importante. Urgente significa que se necesita una atención inmediata, “ahora”. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. La importancia, por otra parte, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.

A continuación, se visualizan estos dos elementos y sus opuestos. Surgen 4 cuadrantes que describen las actividades en las que nos involucramos. Estos cuadrantes forman la Matriz de la administración del tiempo:

URGENTE

Crisis: Problemas apremiantes, proyectos, reuniones y reportes con fechas de cumplimiento.

ES URGENTE E IMPORTANTE

Tiene que ver con resultados significativos que reclaman atención inmediata. Las actividades de este cuadrante se denominan crisis o problemas. Y siempre agotan o consumen a las personas.

NO URGENTE

• Preparación
• Prevención
• Planificación
• Desarrollo de relaciones
• Recreación

ES IMPORTANTE Y NO URGENTE

Este es el corazón de la administración personal efectiva. Las personas efectivas no se enfocan en problemas sino en oportunidades.

Crisis: Problemas apremiantes, proyectos, reuniones y reportes con fechas de cumplimiento

ES URGENTE E IMPORTANTE

Tiene que ver con resultados significativos que reclaman atención inmediata. Las actividades de este cuadrante se denominan crisis o problemas. Y siempre agotan o consumen a las personas.

Interrupciones innecesarias, reportes innecesarios, correos, llamadas, reuniones, correos electrónicos innecesarios y asuntos menores de otras personas.

ES URGENTE PERO NO IMPORTANTE

Las personas que están en este cuadrante reaccionan ante las cosas urgentes suponiendo que son importantes, pero la realidad es que la urgencia de estas cuestiones a menudo se basa en las expectativas y prioridades de otras personas,

Trivialidades, llamadas, correos electrónicos irrelevantes desperdiciadores de tiempo, televisión, entretenimiento, relajación en exceso.

ES NO IMPORTANTE Y NO URGENTE

Las personas que se centran en las actividades de este cuadrante son irresponsables.

Basado en el libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

de Stephen R. Covey

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