Mantener una cadencia de rendición de cuentas

Hasta ahora hemos visto la Disciplina 1: Enfocarse en las Metas crucialmente importantes, ósea encontrar las Metas que hacen toda la diferencia. Luego exploramos la Disciplina 2: Actuar sobre las medidas de predicción o sea encontrar e Identificar las acciones de alto apalancamiento que son capaces de mover el tablero de resultados y medirlas constantemente. La Disciplina 3: Llevar un tablero de resultados convincente. Ósea diseñar un tablero sencillo que nos mantenga enfocados y comprometidos en las metas (MCI)y las acciones que mueven el resultado deseado. (Mediciones de predicción). La Disciplina 4 es Mantener la cadencia de rendición de cuentas, o sea ayuda a mantener al equipo “accountable” con sus compromisos y acciones entre sí.

La Disciplina 4 es Mantener una cadencia de rendición de cuentas

La cuarta disciplina consiste en establecer un ritmo de rendición de cuentas, es decir, un ciclo recurrente de autogestión del desempeño y planeación para anotar más puntos favorables a las MCI en el marcador. La Disciplina 4 es aquella en que la ejecución se hace realidad. Como hemos dicho, las disciplinas 1, 2 y 3 plantean las reglas del juego, pero no es hasta que usted comienza a aplicar la Disciplina 4 cuando su equipo de verdad entra en la cancha.

Las tres primeras disciplinas sirven para obtener enfoque, mayor claridad y cierto grado de compromiso. La Disciplina 4 fortalece el compromiso semana a semana, asegura que su equipo llegue a la meta en medio de torbellinos salvajes y culturas desenfocadas. Algunos de los retos de este proceso es desarrollar la capacidad de lograr las metas cruciales a través de cambios de conductas colectivos.

En esta disciplina practicamos la rendición de cuentas sistemática y hacemos compromisos personales ante el equipo entero para hacer que el marcador se mueva en la dirección de las metas (MCI). No es el esquema de rendición de cuentas vertical donde el líder o jefe es el que lidera el proceso. Cada uno se lidera a si mismo y se hace responsable ante el equipo de sus compromisos y acciones semanales. Podríamos decir que nos rendimos cuenta a nosotros mismos primero, luego al equipo y luego al líder. La estructura donde hacemos la declaración de compromisos y rendimos cuentas se llama la SESION DE MCI.

LA SESIÓN DE MCI: ¡Crear el ritmo- la cadencia- de rendición de cuenta!

Esta sesión es una reunión dinámica, rápida y efectiva que se hace semanalmente como mínimo, puede ser diaria también. El equipo se reúne por un periodo no mayor a 60 minutos, preferiblemente de 20 a 30 min cuando aprendemos a hacerla bien. Cuando se hace esta sesión/reunión cada semana y con un protocolo muy claro se fortalece el ritmo, se avanza y se marca la diferencia para una ejecución exitosa de las metas. Podríamos decir que es un ritual sagrado semanal que tenemos que honrar constantemente con o sin el líder.

El fin en mente de las sesiones de MCI es: hacer que cada miembro del equipo le rinda cuentas a los demás sobre las acciones que deben desempeñar para mover las medidas de predicción, lo cual derivará en el cumplimiento de la MCI a pesar del torbellino.

Reglas de la sesión:

Regla 1: la sesión de MCI debe ser el mismo día y a la misma hora cada semana (a veces incluso con mayor frecuencia —diariamente, por ejemplo— pero jamás menos de una vez por semana). El factor de frecuencia es esencial; sin él, su equipo nunca será capaz de sostener un ritmo de desempeño.

Regla 2: Es una sesión enfocada en – exclusivamente- a rendir cuentas sobre las Metas Crucialmente Importantes- MCI- y las acciones son sus mediciones de predicción que impulsan la meta. Prohibido hablar del torbellino u otros temas. Si necesitan hablar de otros temas, se cierra esta reunión y se abre otra con otra agenda y propósito. Estas reuniones también sirven para confirmar la importancia y la prioridad que tienen las MCI en cada equipo. Las sesiones mandan un mensaje muy claro: ningún éxito en el torbellino compensará su fracaso en aquellas acciones relacionadas con la MCI con las que se había comprometido.

Pasos de una sesión de MCI:

Paso 1- Rendir cuentas: En este paso cada miembro del equipo reporta sobre los compromisos y sus resultados a su equipo. Veamos algunos ejemplos del lenguaje y lo enfocado de la comunicación.

1. “Me comprometí a hacer una llamada personal a los tres clientes menos satisfechos. Lo hice y descubrí que…”
2. “Me comprometí a reclutar al menos tres candidatos para una visita al sitio y conseguí cuatro.”
3. Me reuní con el vicepresidente de la empresa, pero no conseguí que aprobara el proyecto porque…”

Paso 2- Revisar el tablero: En este paso cada miembro del equipo revisa su tablero con el fin de aprender de sus errores y aciertos. Veamos algunos ejemplos del lenguaje propio de este paso:

1. “La medida histórica está en verde, pero tuvimos dificultades con una de nuestras medidas de predicción y ahora está en amarillo. Lo que sucedió fue que…”
2. “Hemos logrado cumplir con nuestras medidas de predicción, pero la histórica aún no se ha movido. El equipo acordó que redoblaremos esfuerzos esta semana para hacer que el tablero suba”.
3. “Aunque el objetivo es llegar a la MCI, esta semana implementamos la sugerencia de un cliente que tuvo un efecto positivo directo en nuestra medida de predicción”.

Paso 3- Definir un plan: En este paso cada miembro del equipo propone nuevos compromisos para abrir caminos para la semana siguiente. El lenguaje típico de este paso es el siguiente:

1. “Puedo ayudarte a abrir el camino, conozco a alguien que…”
2. “Me aseguraré de que el problema de inventario que ha afectado nuestra medida de predicción se resuelva a toda costa antes de la próxima semana.
3. “Me reuniré con Pedro para discutir los números, y la próxima semana traeré al menos tres ideas para resolverlo”.

Reflexiones:

¿Cómo son sus reuniones de rendición de cuenta? ¿se hacen semanalmente? ¿se enfocan en las metas o divagan por muchos temas? ¿se hacen cortas y efectivas? ¿incluyen el análisis del tablero de resultados?

“El torbellino es el gran enemigo de una ejecución exitosa de las MCI”

Basado en Las 4 Disciplinas de la Ejecución de FranklinCovey

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