¿Qué puedes hacer cuando los cambios en la empresa te sobrevuelan más y más rápido de lo que puedes manejar? Más de lo que imaginas.

¿Qué puede estar pasando?

• Realmente estás sobrecargado con demasiadas iniciativas urgentes.
• Intentas abordar todos los cambios a la vez en lugar de priorizarlos o dividirlos en partes factibles.
• Otras presiones -como los proyectos existentes o la expectativa de que responda a las solicitudes de trabajo 24 horas al día, 7 días a la semana- te están comiendo el ancho de banda para afrontar el cambio.
• Tienes una baja tolerancia al cambio y necesitas trabajar para comprometerte con el cambio de forma más proactiva o positiva.
• Trabajas para una organización con una cultura de cambio demasiado acelerada para ti.

Cómo manejarlo:

1. Prioriza los dos o tres cambios más importantes.

Tómate unos minutos para preguntarte: “¿A qué cambios me enfrento actualmente? Puede ser útil remontarse a un año o más, ya que los cambios pueden tardar mucho tiempo en aplicarse.

Si los revisas colectivamente, podrás escalonar o priorizar los dos o tres cambios más importantes. Por ejemplo, podrías dar prioridad a la revisión de tus objetivos para reflejar un cambio estratégico reciente y posponer la actualización de un proceso de flujo de trabajo ineficaz, ya que tus nuevos objetivos podrían afectar al modo en que recibes y entregas el trabajo a sus compañeros.

2. Divide cada gran cambio en pasos factibles, y celebra los hitos en el camino.

Cuando al experimentado gestor James Burgess le encargaron llevar un proyecto de ingeniería desde el modo de prueba de concepto hasta el desarrollo riguroso del producto, no estaba seguro de por dónde empezar. “Era fácil sentirse abrumado con todas las posibilidades”, dice, “así que cada semana elegía una o dos áreas que me parecían más importantes y me centraba en ellas”.

Para cada cambio al que te enfrentas, ¿cuáles son los pequeños pasos que puedes dar? Los pequeños pasos te permiten emprender acciones concretas sin tener que soportar el peso mental de todo el gran cambio. Y puedes aprovechar el impulso que creas al completar cada paso dedicando tiempo a celebrar las pequeñas victorias del camino.

3. Deja de hacer proyectos y actividades no esenciales, y crea un sistema para hacerlo con regularidad.

¿Cuándo fue la última vez que te preguntaste qué no deberías estar haciendo? Si ha pasado mucho tiempo, es posible que se haya acumulado una pila abrumadora de tareas, proyectos y procesos habituales, como la basura en un sótano. Clasificarlo todo, plantearse algunas preguntas difíciles y deshacerse de todo lo que no sea esencial podría ayudar a aliviar parte de la presión actual.

• Para empezar, tómate unos minutos y haz una lista de tus tareas y rutinas habituales (no sólo las relacionadas con el cambio). Puede que te ayude repasar tus notas o tu calendario de la semana o el mes pasado.
• Para cada elemento de la lista, pregúntate: ¿Qué pasaría si dejara de hacer esto?
• Determina un par de cosas que puedes dejar de hacer (al menos durante un tiempo, si no para siempre) para dejar espacio a tareas más relacionadas con el cambio. Cuando sea necesario, pide opinión sobre cosas que puedan implicar o afectar a otras personas.

También puedes establecer un recordatorio recurrente en tu calendario, quizás cada trimestre,  para volver a pasar por este proceso, lo que puede ayudarte a protegerte de futuras sobrecargas.

4. Filtra agresivamente las nuevas demandas de tu tiempo.

Cuando te encuentras cara a cara con un jefe exigente o un colega desesperado, puede resultar muy difícil decir que no a sus peticiones. Pero tú eres tu mejor línea de defensa contra la sobrecarga.  Afortunadamente, hay formas de decir que no -o al menos “ahora no”– que preservan tu reputación:

• Pobre: “No hay manera de que pueda asumir eso en este momento. Lo siento”.
• Mejor (para una petición no esencial de un compañero): “Gracias por preguntar, pero desgraciadamente estoy al límite de mi capacidad y no puedo asumirlo. Conozco a un contratista que podría ayudarle. ¿Quiere que se lo presente?”.
• Mejor (para una petición esencial o políticamente sensible de un superior): “Ahora mismo estoy al límite de mi capacidad, así que para hacer esto tendría que retrasar uno de mis proyectos actuales, como el proyecto X. ¿Podríamos hablar sobre qué es más prioritario ahora mismo?”.

5. Comunica tu sobrecarga de cambios.

En el momento en que se anuncian los cambios en la empresa, los líderes que los orquestan ya han tenido tiempo de procesar lo que está ocurriendo. Es posible que no se den cuenta de que los empleados como tú todavía se están adaptando y afrontando las repercusiones.

Dependiendo de tu situación y de las políticas implicadas, puede que te ayude comunicarle a tu jefe (o a otro directivo) cómo te sientes con todos los cambios.

Aunque siempre hay mucho en juego cuando se dice la verdad al poder, fingir que todo va bien cuando no es así no es sano ni sostenible. La forma de comunicarte dependerá de muchos factores, pero en general llegarás más lejos si reduces la indignación y mantienes una actitud racional, agradable y proactiva:

• “Reconozco la necesidad de esta última reestructuración para posicionarnos de cara al éxito futuro. Al mismo tiempo, ha sido difícil seguir el ritmo de tres reestructuraciones en un año. ¿Estaría dispuesto a hablarme de los aspectos de este cambio en los que debería centrarme? ¿Y qué iniciativas del año pasado puedo dejar de priorizar?”.
• “Es emocionante ver que la organización da tantos pasos para mejorar. Al mismo tiempo, me resulta difícil establecer prioridades. He traído una lista de los cambios que estoy ¿podríamos hablar de ellos y priorizarlos para saber en qué centrarme primero?”.

6. Evalúa periódicamente su equilibrio entre trabajo y vida privada (o la falta del mismo).

Intentar aguantar trabajando muchas horas y los fines de semana para satisfacer todas las exigencias de todos los cambios a los que te enfrentas no es útil ni heroico: es una receta para el agotamiento. En lugar de eso, establece y cumple un horario de trabajo razonable que incluya descansos rejuvenecedores. Y comunica los límites entre trabajo y vida personal, para que la gente sepa cuándo pueden esperar que estés disponible.

7. Construye proactivamente habilidades que te ayuden a mejorar en el cambio.

¿Te has dado cuenta alguna vez de que algunas personas parecen prosperar con los cambios? ¿No sería estupendo que pudieras unirte a este grupo de seres humanos superresilientes? Tú puedes. El cambio es una habilidad que puedes desarrollar como cualquier otra, especialmente si:

• Esfuérzate por ver las oportunidades que presenta cada cambio. Si un cambio te parece muy negativo, pregunta a tus compañeros qué aspectos positivos ven (por ejemplo, “Estoy intentando hacerme a la idea de este cambio y no quiero perder de vista los aspectos positivos. ¿Cuáles crees que son los mayores beneficios?”).
• Reconoce lo que puedes perder con cada cambio. Aunque es importante encontrar aspectos positivos en el cambio, también es importante identificar los aspectos negativos, como dejar de hacer algo que te gusta o trabajar con determinados compañeros. Reconocer la pérdida que conlleva el cambio puede hacer posible dejar de lado el resentimiento y afrontar el cambio de forma productiva.
• Aborda los retos relacionados con el cambio con curiosidad. Si eres capaz de cambiar tu mentalidad y pasar de “¡Oh, no!” a “¡Oh, qué interesante!”, podrás hacer buenas preguntas para llegar a la raíz de los problemas y encontrar un buen camino a seguir.
• Mantén abiertas las líneas de comunicación sobre los cambios. La información limitada y la falta de transparencia son dos de las dificultades más comunes y frustrantes a la hora de introducir un cambio. Compartir información con tus compañeros y tu jefe puede facilitar la resolución conjunta de problemas.

8. Evalúa si la cultura de tu organización en torno al cambio es adecuada para ti.

Cada persona tiene una tolerancia diferente al cambio, y cada organización tiene una cultura del cambio distinta. Puede que tú no te adaptes bien al tipo o ritmo de cambio de tu empresa.

He aquí dos preguntas que pueden ser útiles:

• ¿Es probable que se produzcan cambios de este tipo en otras organizaciones de mi sector? Si la respuesta es afirmativa, cambiar de trabajo probablemente no resuelva el problema. En su lugar, puede que tenga que cambiar su forma de abordar el cambio.
• ¿Chocan los cambios con alguno de mis valores más arraigados? Hay algunos cambios a los que podrías negarte a adaptarte. Si no puedes soportar los cambios que hace tu organización -como ascender repetidamente a líderes que no se lo merecen o lanzar iniciativas destinadas a engañar a los clientes-, puede que a largo plazo sea más saludable para ti encontrar un mejor encaje organizativo.