Gestionar hacia arriba ya es bastante difícil. Si a esto le añadimos la distancia física, es aún más difícil fomentar la buena comunicación y la colaboración que hacen que su jefe confíe en usted, y que le dé a usted y a su equipo lo que necesitan para sobresalir.

Tanto si es la primera vez que trabaja a distancia como si lo hace desde hace años, estos consejos pueden ayudarle.

1. Aumente sus actualizaciones.

Cuando su jefe trabaja a distancia, es posible que ni siquiera se dé cuenta de la cantidad de contexto que se pierde sin esas rápidas comprobaciones en el pasillo de “¿Cómo va todo?” o sin ver el seguimiento del progreso en la pizarra de alguien. Si no cubre este vacío de información, puede crear una situación en la que teman que las cosas no se estén haciendo o que su equipo esté haciendo algo diferente a lo que esperan.

Puede luchar contra este potencial de desconfianza con una pequeña y poderosa fuerza: Una buena actualización semanal (o el momento que mejor le venga a su jefe). Si ya realiza actualizaciones periódicas, esfuércese más en ellas para que su jefe se sienta totalmente informado y tenga tranquilidad desde la distancia. Y si no hace actualizaciones periódicas, empiece ahora.

Asegúrese de que sus actualizaciones:

• Sea en el estilo de comunicación más útil para su gerente. Esto puede significar un correo electrónico regular, un canal de chat, una llamada telefónica o su método preferido. Y mantén el nivel de detalle que desean: Algunos directivos quieren datos y todos los detalles, mientras que otros prefieren sólo una visión de alto nivel.
• Responde a las preguntas que suelen hacer. Los grandes comunicadores a distancia se toman el tiempo necesario para pensar en la información que necesita la otra persona y se la entregan sin tener que pedírsela. ¿Su jefe suele querer ver más cifras, oír hablar de clientes clave o conocer su opinión sobre la moral del equipo? Sean cuales sean sus preguntas típicas, asegúrese de que su actualización incluya detalles en esas áreas.
• Centrarse en los resultados. Puede que se sienta tentado a enumerar una larga lista de tareas completadas para demostrar lo duro que está trabajando su equipo, pero este tipo de actualizaciones se convierten en aburridas listas de lavandería y no muestran cómo estás avanzando hacia los objetivos importantes. En su lugar, destaque el impacto que está teniendo su trabajo.

Por ejemplo:

Pobre: “Hemos completado 30 entrevistas con clientes”.

Mejor: “Nuestras extensas entrevistas con los clientes nos han llevado a la visión X. Como resultado, vamos a probar el nuevo enfoque Y”.

Cíñase a un formato sencillo y repetible. Elija categorías que tengan sentido para usted, de modo que pueda rellenarlas fácilmente cada vez y su jefe sepa dónde buscar la información que busca. Por ejemplo, puede incluir secciones para:

• Avances en nuestras tres principales prioridades
• La mayor victoria
• Obstáculos
• Lo que necesito de usted

2. Compruebe periódicamente las necesidades de comunicación de su jefe y ajuste su enfoque para satisfacerlas.

Especialmente si su jefe es nuevo en el trabajo a distancia, puede que no tenga en cuenta conscientemente sus necesidades de comunicación y cómo han cambiado. Si no identifica sus necesidades de forma proactiva y las satisface, podría acabar en una situación en la que su jefe se sienta vagamente insatisfecho con su trabajo porque se está perdiendo la información importante que necesita.

No se limite a comprobarlo una vez; las necesidades de su jefe pueden cambiar en función de sus prioridades y de cómo cambien las cosas en su organización. Plantee periódicamente la cuestión haciendo preguntas como:

• “¿Qué le parece el nivel de detalle de mis actualizaciones? ¿Qué le gustaría ver más o menos?”
• “Ahora que estamos a distancia, ¿cuál es la mejor manera de compartir usted información o preguntas urgentes (por ejemplo, correo electrónico, texto, llamada, aplicación de mensajería, etc.)? ¿Y las ideas y preguntas no urgentes?”
• “¿Sobre qué temas le gustaría estar mejor informado?”
• “¿Hay algo que le gustaría que cambiara en mi forma de comunicarme con usted?”

3. Sea explícito con su jefe sobre sus necesidades de comunicación.

Cuando está en persona, puede escuchar el tono y ver el lenguaje corporal para ayudarle a leer el mensaje de su jefe o puede captar las noticias de la empresa y el contexto crítico de pasada o durante esos cinco minutos antes de que comience una reunión.

Pero cuando está a distancia, puede que se quede sentado preguntando qué ha querido decir su jefe con “OK” en una charla (“Perfecto, eso es lo que esperaba” o “Bien, si insistes”, o algo más…). O puede esperar a que su jefe le ofrezca toda la información crítica que aprenden en las reuniones de alto nivel. Este enfoque pasivo le deja sin la información que necesita para guiar el trabajo de su equipo y alcanzar los objetivos de su jefe y de la empresa. En su lugar, tome la iniciativa para pedir las aclaraciones, los detalles y la información que necesita:

• En el momento: “Para estar seguro de que entiendo lo que me pide, déjeme recapitular …. ¿Lo he entendido bien?”
• Casualmente, durante los chequeos: “¿Hay alguna información de alto nivel que haya escuchado esta semana que pueda afectar a nuestro equipo?”
• En una conversación explícita que pidas (si tiene una mala relación de trabajo o no está obteniendo la información que necesita): “¿Estarías dispuesto a discutir en nuestro próximo 1 a 1 algunas formas en las que puedo estar más informado? Desde que empezamos a trabajar a distancia, a veces siento que me pierdo información importante. Por ejemplo, el departamento de marketing me acaba de informar de las funciones que vamos a desarrollar el mes que viene. Cuanto antes me entere de este tipo de información, más posibilidades tendremos de satisfacer esas necesidades”.

Tenga en cuenta también que su jefe no puede -ni debe- ser su única fuente de información. Piense en cómo puede recurrir a sus compañeros para obtener la información que necesita.

4. Dedique tiempo y espacio con su jefe para elaborar estrategias y colaborar regularmente.

Es bastante sencillo desarrollar una rutina de comunicación a distancia con chats, actualizaciones de estado y reuniones de proyecto para el trabajo diario. ¿Qué no es tan sencillo de hacer a distancia? Tener sesiones de estrategia de varias horas en las que cubre una pizarra con nuevas ideas. O mantener conversaciones espontáneas con su jefe que empiecen diciendo: “Por cierto, en la reunión ejecutiva acabamos de hablar de centrarnos más en X”, y que se conviertan en una discusión libre de 45 minutos que arroje nuevas posibilidades o claridad sobre un problema.

Cuando está a distancia, tiene que ser deliberado con su jefe para asegurarse de que estos intercambios críticos se produzcan. Para ello:

Dedique una parte de sus encuentros 1 a 1 a las conversaciones sobre el panorama general. Esto es más fácil de hacer si envía periódicamente actualizaciones completas del estado de la empresa (véase el punto 1), de modo que no tenga que dedicar el valioso tiempo de la reunión 1 a 1 a explicar lo que ha estado haciendo. Antes de cada 1-on-1, envíe a su jefe una agenda con puntos recurrentes como “Revisar los objetivos y prioridades del departamento” y “Preguntas estratégicas”. Aunque no podrá abarcarlo todo en las reuniones individuales, al menos se hará una idea de los temas que necesitan más tiempo, y podrá programar ese tiempo según sea necesario.

Determine cómo va a colaborar en las sesiones de estrategia virtual. Las sesiones creativas pueden ser difíciles a través de una videollamada, en la que el silencio es más incómodo y es difícil seguir las ideas. Mantenga la atención utilizando elementos visuales como un documento compartido o un software de colaboración virtual. O, para no empezar de cero o intentar editar en grupo un nuevo documento sobre la marcha, prepare un documento de reflexión con antelación para que su jefe pueda reaccionar.

5. Llame estratégicamente la atención de su jefe sobre los logros de su equipo.

Si no está atento, especialmente en el mundo del trabajo a distancia, que no se ve ni se piensa, es posible que su jefe nunca entienda cómo sus subordinados directos se están esforzando y creciendo, lo que su equipo está logrando y el valor total que su equipo aporta a su organización. Si deja que esta brecha de conocimiento persista, podría terminar perjudicando las posibilidades de su equipo -y las suyas propias- de obtener asignaciones, aumentos o ascensos importantes.

Para mantener el importante trabajo de su equipo en primer plano:

Añada una sección a sus actualizaciones semanales para los trabajos más destacados de la gente.Por ejemplo:

• Trabajo destacado: También quiero destacar que [nombre de la persona de alto rendimiento] se encargó de__, lo cual fue clave porque__. Su crecimiento en los últimos X meses es evidente en estos aspectos:__. Está preparada para nuevos retos, como__.
• Busque oportunidades para mostrar la experiencia de sus subordinados directos. Puede llamar la atención en conversaciones habituales (por ejemplo, “Jasmine estaba hablando de esto el otro día como una forma importante de mejorar la retención de clientes. En su investigación descubrió que…”). O pida que los traiga a reuniones importantes para que puedan hablar por sí mismos (por ejemplo, “¿Estaría dispuesto a que trajera a Jasmine a la reunión del jueves? Ella es realmente nuestra experta en investigación de clientes. Podría explicar sus conclusiones y responder a nuestras preguntas”).
• Redirija el mérito a los miembros del equipo de alto rendimiento cuando su jefe elogie su trabajo. Puede señalar los detalles de la contribución de un individuo al siguiente nivel. O simplemente destacar el esfuerzo del grupo: “Gracias. El equipo ha trabajado muy duro en esto. Me aseguraré de transmitirles su elogio”.

6. Establezca con su jefe las expectativas de cuándo va a responder.

Es fácil caer en la trampa común del trabajo a distancia, que consiste en dejar que las horas de trabajo se extiendan al tiempo en casa o en responder a las solicitudes de trabajo las 24 horas del día, especialmente las de su jefe. Estos hábitos de trabajo a distancia le roban un precioso tiempo de recarga y son un pésimo ejemplo para su equipo.

En lugar de responder a correos electrónicos a última hora de la noche o interrumpir su almuerzo para atender una llamada, establezca límites claros para que su jefe sepa cuándo está o no disponible para responder. Durante las horas de trabajo, esto puede significar bloquear el tiempo en su calendario para el almuerzo y los descansos o establecer su estado en línea como “almuerzo” o “volver pronto” en una aplicación de mensajería. Fuera de las horas de trabajo, comunique sus límites de forma que proteja su tiempo pero también demuestre que se preocupa por atender las necesidades de su jefe. Por ejemplo:

“Para poder dedicar más tiempo a mi familia por las tardes, no revisaré el correo electrónico después de las 7 de la noche. Eso significa que si me envía algo más tarde, le responderé a primera hora de la mañana”.

Extraído de Manager Portal by Jhana – AAP

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